コロナウィルスの広まりから早1年半になります。働き方はすっかり変わってしまい、テレワークは都合によりやむなく実施する方法から、基本がテレワークであり、対面で会うために足を運ぶというところまでドラスティックに変わってしまっている企業も多くあります。IT企業ではこのあたりはとても切り替えが早く、逆にもう元の働き方には戻らないかもしれないというところまで体感的には来てしまっています。そんなテレワークについて何が変わったかの見解をお伝えします。
想定する読者
- ビジネスパーソン
- テレワークが働きにくいと感じている方
テレワークと一言で言っても、家でメールや資料作成をするといったことはコロナ以前からも一部の企業では行われていました。このときのテレワークというのは、会社に出社しようとしても都合により出来ない場合、あるいは直行直帰のように明らかに不便である場合に利用する代替策でした。このコロナ禍でそれが逆転したことに加えて、「打ち合わせ」がオンライン化したことによる変化、影響というのがとても大きいです。
「打ち合わせ」がオンライン化したことで何が変わったか。
場所という概念から解放されるということが、これほど恩恵をもたらすとは正直思っていませんでした。これが不可逆になりうるかもしれない点で、雑談がしにくくなる、相手の顔が見えないから反応がわからないなどオンラインを好まない意見があります。確かに慣れないときはそうでしたが、今となってもこれは同じですか？解放された場所という概念は、移動するというコストと、会議室という制約から解放されているのです。
変わるオンライン会議
顔が見えない？反応がわからない。
確かにコロナ直後はそういった印象でしたが、端末やネットワークの整備や自宅でのテレワーク環境の整備などが徐々に進むにつれて、カメラをONで参加する方も出てきています。よく発生したハウリングも、もはや懐かしいことではないでしょうか。背景画像を工夫する方も出てきていますし、オンラインはリアクションがわかりにくいということから意識的に反応してくれる人もいます。こういった形で社会に馴染んできているというのが実態だと思います。コロナ以前は、海外とミーティングをする際に、いろいろな機器を用意してWeb会議に臨んでいましたが、こうも慣れてしまうとスマホとイヤホンで簡単に世界中と打ち合わせが可能です。
雑談がしにくい？
実はこれにはちょっとしたテクニックがあります。ほんとにただの雑談だと確かにしにくいですが、営業的なある程度目的を持ったゆるい雑談というのは、オンラインミーティングのホストになることで工夫する術もあります。オンラインミーティングの多くがホストの承認制です。つまりまだ集まっていないようなふりをして、話したい人とさきに簡単な雑談をするということが可能です。一方で終了時にはちょっとこの後いいですかということで可能ですが、これはミーティング前に、終わった後少し話せますか？と前振りしておいてが良いと思います。対面であれば、会議室からエレベーターまでの歩き道などがありますが、ここと同じシーンを作り出すことはちょっと難しいです。打ち合わせ前よりも温まっているので、結構いい話ができる時間なんですけどね。
移動時間がなくなる
もう説明するまでもありませんが、お客様訪問などの時間がゼロになります。乗り換え案内で経路を調べる必要も、Google Mapでルートを調べる必要もありません。遅れるかもしれないと焦ることも不要です。確かに便利なのはいいですが、移動中にメンバと前のミーティングのラップアップや次のミーティングの作戦会議などができたという意味では、なくなった時間でもあります。移動の合間に食べるお昼ごはんの楽しみも消えてしまいました。出張がなくなってしまったことは、結構痛いですね。出張という形で結構現地の食事やお酒を楽しむことはよくある話でしたし、足を運んでいる側、足を運んでもらっている側というのも地味に場へ影響しています。せっかく来て頂いたので・・・というちょっとした特別感ってやつです。
移動時間がなくなったことでミーティングの頻度を増やすことはやりやすくなったので、質を量でカバーできるのかはまだ世の中的にも未知数です。ただ、国際外交などでは対面がとられているのを見せられると、一定のビジネスミーティングは対面で実施されるように戻るかと予想します。
会議室の確保
最後に、会議室が調整のネックにならないというメリットです。ビジネスの世界では、とにかくミーティングというものが多いです。そのために会議室を確保しなければならず、大体が会議室不足という状況です。年次が若い人ほど、上司の予定と会議室の空きを考慮しながらミーティングを計画するということに多くの時間を費やしていたのではないでしょうか。話したいタイミングで会議室がないから実施できないミーティング、歯痒い思いをしたことがある方、多くいらっしゃるのではないでしょうか。オンラインになることで、予定だけを気にすればよいのです。これは地味ですがとても生産性をあげている変化です。仮に2人でのミーティングであったとしても、電話だけでは済まない資料を投影しながらでないといけないようなミーティングもすぐに実現できます。これをスピード感が増す変化と捉えた方は、もう会議室を探す時間は苦痛になってしまうでしょう。少なくても私はもう嫌です。会議室がないなら、オンラインでいいですか？と聞いてしまいたいです。
まとめ
さて、テレワークでオンライン化したミーティングの効率についてでしたが、いかがでしょうか。
アフターコロナで一番課題になるのが、オンラインに対する価値観がバラバラであるということです。つまり、ミーティングの調整をした際に今ではオンラインですよね？と聞けますが、アフターコロナでオンラインで良いですか？と聞くことがどういった印象を相手に与えるかになります。まるで会社に来たくないからとか、人を選んでオンラインで済ませてしまっているとかという負の印象を持つ人はゼロではないと思います。ここを社会としてどのようにソフトランディングするか。統制が取れるとすれば、企業内のミーティングは基本オンラインにする、といった程度でしょうか。顧客向には一度は伺いますと言葉を添えた上で先方の意向次第という形が日本人的な着地点でしょうか。
